12 Estratégias para eleger Prioridades

Somos profissionais e temos ciência da realidade de quem trabalha: muitas tarefas importantes para serem executadas diariamente.
Muitas pessoas vão se enovelando nas entregas e a Ilma. Sra. Procrastinação vai ocupando espaço, diminuindo sua performance como profissional e afetando – inclusive sua vida pessoal.
Você é outra pessoa, alguém cuja prioridade pessoal é desenvolver sua Liderança com um propósito maior de realização na vida pessoal, que vê no trabalho o caminho para alcançar o TOPO da sua montanha.

Pode ser que esta pergunta esteja em cabeça agora:
“Mel, o que é eleger prioridades?”
Prioridade é toda atividade que, se não for realizada dentro do prazo e com eficiência trará efeitos prejudiciais à sua carreira, à sua gestão de negócios, à sua vida pessoal.

É necessário o uso de estratégias de priorização para ajudar-nos a determinar em que ordem concluir as tarefas, para que as executemos com mais eficiência.
Fique em paz! Existem muitas estratégias para seu uso, dependendo da sua carga de trabalho e da rapidez com que você precisa fazer tudo.
Por isso, que prestes a findar o mês, o 1º semestre de 2023, compartilho este artigo, pois é o momento em que as lideranças em mentoria comigo, se reorganizam para finalizar os processos, otimizar outros e já utilizar as estratégias nos novos projetos.

Querida Pessoa Líder, compartilho o que são estratégias de priorização e demonstrando as 11 estratégias viáveis de implementação e que lhe ajudarão a priorizar suas tarefas de forma mais eficaz.
Outra pergunta recorrente:

O que são estratégias de priorização?

Estratégias de priorização são métodos  a sua disposição para concluir suas tarefas diárias de trabalho, tais como: fazer listas, determinar quais itens concluir naquele dia e executar cada tarefa em ordem de urgência. Implementá-los pode ajudar-lhe a realizar mais em tempo reduzido e dar-lhe mais tempo para concluir tarefas menos essenciais.

Dependendo do número de tarefas que precisa concluir, pode optar por priorizar as tarefas mais importantes primeiro, alocar uma certa quantidade de tempo, para concluir cada tarefa ou se concentrar apenas em uma prioridade principal para o dia.

1. Use uma matriz de prioridade.

Uma matriz de prioridades é uma ferramenta de gerenciamento de projetos criada por Steven Covey, autor do livro que lemos no mês de maio, Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes –  uma ferramenta eficiente na determinação das tarefas mais importantes a serem concluídas.

Comece criando uma matriz com diferentes categorias e atribuindo a cada tarefa um nível de prioridade.
Querida Pessoa líder, veja abaixo um exemplo da matriz de prioridades:

As matrizes de prioridade são convenientes quando se tem uma carga de trabalho abundante e gostaria de ter uma visão do que é realmente importante e o que pode esperar para ser concluído em uma data posterior, que já pode ser agendada.

2. Numere suas prioridades.

Se você usou a matriz de prioridade acima, sabe que – ainda – existem muitas tarefas na seção urgente e importante.
Atribua a cada tarefa um número de prioridade.

Se você tiver 10 tarefas, atribua a cada uma delas um número de 1 a 10.

Aliás, temos diversas maneiras de classificação: data de vencimento, tempo previsto para realização da tarefa. Já, para algumas tarefas como “projeto completo”.
Bem, Pessoa Líder, é o melhor momento para você criar o planejamento com o passo a passo e as datas previstas para as entregas.
Quando forem tarefas maiores, fragmente-as em mini tarefas. Isso traz motivação, ao finalizar cada parte, demonstrando a agilidade na execução, tais como ,”notas de pesquisa para projeto”, “fazer rascunho de apresentação” e “editar e fazer apresentação final”.

3. Faça uma lista de tarefas priorizadas todos os dias.

Por exemplo, considere dedicar tempo todas as manhãs, para as tarefas de entrada diárias, listando-as como prioridades, isso viabiliza a organização do que você espera realizar naquele dia.
Comece examinando seu calendário, agenda para determinar quanto tempo você tem disponível para concluir algumas das tarefas de maior prioridade.
Em seguida, escolha quantas tarefas de alta necessidade você acha que pode terminar até o final do dia. Sugiro 3 tarefas de alta necessidade, ou urgentes por dia.

Todo o resto da lista pode esperar até amanhã e sucessivamente, até extinguir as urgentes e ficarem apenas as importantes e necessárias.

É óbvio que de tempos em tempos vai aparecer uma urgência ou outra. Tudo bem!
O alívio acontecerá, quando você perceber que essa urgência não é fruto de procrastinação, mas sim de alguma intercorrência externa. É libertador!

Caso você pense em fazer listas diárias, a dica é: Subestime o quanto você pode fazer até o final do dia e Superestime quanto tempo pode levar para realizar cada item.

Com essa estratégia, você pode conseguir fazer mais do que o previsto inicialmente.

4. Priorize as tarefas mais importantes.

Lista feita, ficou em dúvida sobre quais tarefas concluir primeiro. Calma, respire, examine sua lista e escolha suas tarefas mais importantes. Essas são as tarefas em que você pode se concentrar ao longo do dia. Somente depois de concluí-las trabalhe em quaisquer tarefas bônus para o dia.

5. Escolha um único foco.

Outra estratégia que esteve presente no livro no lemos em março, A Única Coisa – Gary Keller e Jay Papasan.

Sim, todas as leitura mensais sugeridas, fornecem diversas ferramentas para o desenvolvimento e exercício de uma liderança magnética. Lembre-se sempre de nunca se esquecer de lembrar que minha missão é “desenvolver e potencializar líderes, para construir uma Cultura de Liderança Magnética na vida e nas empresas, visando a um mundo mais próspero.”

Atenção!!!! Atenção!!! Existem muitas distrações vampirizando nosso tempo.

Para quem não está com atenção plena, é fácil se distrair de suas tarefas diárias, então considere escolher uma tarefa e se concentrar apenas nessa tarefa do dia. Se preferir, comece com 2 e vá até 3, para construir o hábito.

Todas as outras prioridades podem esperar até o dia seguinte. A tarefa pode ser um tema abrangente, como “aumentar as vendas” ou “melhorar os planos de aula” que englobam várias tarefas menores, como já expliquei acima.

Considere obter uma extensão em seu navegador da Web que pode ser personalizado para mostrar seu foco diário cada vez que você abrir uma nova guia.

Isso pode ser útil para manter-lhe com foco no que é importante, diminuindo a probabilidade de se distrair. Você também pode usar um aplicativo que limita o tempo que você pode gastar em sites e redes sociais que não se relacionam com sua tarefa profissional ou acadêmica.

6. Crie uma lista mestra e divida-a.

Se você for uma pessoa organizada, convém criar uma lista mestra que inclua metas mensais, metas semanais e metas diárias.

Para fazer isso, reserve um tempo para escrever tudo o que você pode pensar que gostaria de realizar no próximo mês. Estamos num bom momento para isso!
Depois disso, examine a lista e determine a urgência de cada item.

Em seguida, você pode priorizar a lista mestra em seções mensais, semanais e diárias.
Usar essa estratégia combate a tendência de terminar as tarefas menores e mais fáceis primeiro e deixar as mais desafiadoras para depois.

Quando você dedica um tempo para puxar as tarefas diárias das tarefas semanais e assim por diante, é mais provável que você trabalhe continuamente em direção aos seus objetivos maiores.

Realizando suas tarefas dentro do horário acordado entre você e a empresa.

7. Método Ivy Lee

O método Ivy Lee permite que você se concentre em suas prioridades mais urgentes para o dia de trabalho seguinte.
Sugere a escrita de 6 tarefas mais importantes no final de cada dia.
Priorize cada tarefa com um número de um a seis para rotular sua importância.

No dia seguinte, após a execução das 3 tarefas urgentes, concentre-se apenas na primeira tarefa até que ela esteja completamente concluída.
Uma vez feito, você pode passar para a próxima tarefa e assim por diante até que você tenha concluído todas elas.

Quando se limita às seis tarefas mais importantes, é mais provável que priorize adequadamente. Então pode se concentrar em apenas uma tarefa de cada vez, em vez de multitarefa e tentar fazer muitas coisas ao mesmo tempo.

8. Método ABCDE

Às vezes, pode ser desafiador determinar quais tarefas são a prioridade mais alta, porque elas parecem ter o mesmo nível de importância.
O Método ABCDE de Brian Tracy permite que você introduza várias camadas de priorização em suas tarefas.
Para incorporar esse método, anote todas as tarefas que você não concluiu.

Em seguida, escreva uma letra de A a E ao lado de cada tarefa.
As tarefas “A” têm a prioridade mais alta, enquanto as tarefas “B” são um pouco menos importantes, e assim por diante até chegar a “E”, que são as tarefas menos importantes.

A partir daí, marque as tarefas “A” de alta prioridade com números ao lado delas para determinar a ordem que você planeja concluir cada item.
Repita isso até que todas as tarefas com letras também tenham números.
Quando terminar, você começa com a tarefa “A1”, depois “A2” e continua se movendo pelas letras e números.

9. Para objetivos maiores, use a estratégia de duas listas.

Warren Buffett criou essa estratégia para ajudar a priorizar metas de longo prazo.
Para usar esse método, escreva seus 25 principais objetivos de longo prazo que se relacionam com sua carreira, educação ou vida.
Em seguida, revise todas as metas e circule as cinco principais que você gostaria de realizar.
Finalmente, escreva uma nova lista com esses cinco principais objetivos e adicione os 20 objetivos restantes a uma lista de “evite a todo custo”, porque eles são menos propensos a ajudar-lhe a alcançar seus cinco principais objetivos.

10. Alterar prioridades, se necessário.

A falácia do custo afundado é um efeito psicológico que obriga as pessoas a terminarem algo que começaram simplesmente porque já se esforçaram para isso.
No entanto, às vezes os prazos são adiantados ou seu supervisor inesperadamente pede que você tenha algo concluído até o final do dia.
Se isso acontecer, você pode ter que mudar suas prioridades do que você tem trabalhado e, em vez disso, concluir o trabalho que – de repente – se tornou mais importante.
Embora você possa querer continuar trabalhando no que você começou, se isso não o deixar mais perto de terminar o trabalho com um prazo mais restrito, você pode pausar esse trabalho.

É importante usar a habilidade flexibilidade e concentrar seus esforços nas novas prioridades e retornar ao outro trabalho – quando tiver mais tempo disponível.

11. Priorize seu trabalho importante durante suas horas mais produtivas

Há certos momentos do dia em que as pessoas são mais produtivas.
Este é o momento em que você tem energia e foco e provavelmente terá a quantidade mais produtiva de trabalho feito.

Algumas pessoas são mais produtivas no início da manhã, enquanto outras são mais produtivas à noite.
Considere quando são suas horas mais produtivas e priorize seu trabalho mais desafiador ou de maior prioridade em torno dessas horas.

É mais provável que você conclua os itens de alta prioridade quando tiver mais foco e energia para se dedicar às suas tarefas.
Você pode completar as tarefas menos importantes durante o resto do dia.

12. Decida construir uma Mentalidade Magnética.

Quando você elege prioridades e se dedica a cumpri-las, você está usando do seu livre-arbítrio para avançar com todos os seus projetos até a realização. Essa é a 12ª estratégia que complementa a todas, sabe por quê?

Porque envolve o seu poder de ESCOLHA, de DECISÃO.
Você decide se quer continuar como um Líder Potencial ciscando, tangenciando o sucesso e sempre ficar no ‘vir-a-ser’.
Ou, se reconhecer sua Liderança Evolutiva, assume o comando da sua história e vem voar com as águias, no jogo do ganha-ganha.
Errou? Aprende e ganha experiência. Acertou? Evoluiu e adquiriu experiência.
Tanto uma quanto outra forma de escolha envolvem dificuldades.

Sim, porque ficar apenas ciscando como as queridas irmãs galinhas gera um amargo sabor de que poderia ser mais.
Já, voar com as águias é uma delícia, mas o comprometimento, a consistência e a resistência fornecem – também – uma dor na musculatura, nos ossos.
Que passa, quando você se depara com a conquista do TOPO da sua montanha e percebe que chegou onde tinha de chegar, por merecimento, graças às suas prioridades, competências, habilidades e inteligência emocional.

Caso você tenha alguma dúvida ou dificuldade em eleger suas prioridades,
venha conversar comigo, posso tirar a pedra que está bloqueando o seu caminho.

Este artigo foi útil para você? Qual estratégia lhe fez mais sentido?
Comente comigo.

Juntos até o TOPO.